Онбординг и корпоративный дух вне Украины: чему нас научили более 2 лет войны

Колонка впервые опубликована для издания mc.today 30 июля 2024 года.

Украина переживает вторую волну массовых блекаутов. Многие бизнесы уже встретили подготовленными к длительному обесточиванию – с запасами генераторов и зарядных станций, спутниковым интернетом и поддержкой автономности для своих команд. Общие проблемы у office-first компаний объединяют и позволяют переживать вызовы войны и даже развиваться. Однако для компаний, работающих с наличием офисов в ЕС или других странах, ситуация обычно намного тяжелее: HR должны не только организовать эффективную коммуникацию, но и преодолевать конфликты между «оставшимися» и «уехавшими». Меня зовут Вадим Павлов, я HR Business Partner fintech-компании bill_line, и сегодня я поделюсь с вами кейсом того, как наша компания прошла непростой путь эвакуации и релокации и смогла сохранить единство.

Как компания проводила релокейт

Решение о релокейте мы принимали в первые часы полномасштабного вторжения. Многие из нас до последнего не верили, что подобное ужасное преступление может произойти в европейской стране. Но когда первый шок прошел, мы начали действовать.

У bill_line были планы на офис в ЕС в 2022 году, конкретно – в Испании. Однако запланированный годовой объем работы пришлось произвести за 1-2 месяца в авральном темпе. Единственная причина, почему нам это удалось – системность подхода.

В первую очередь наша небольшая HR-команда постоянно мониторила информацию о количестве выехавших коллег и где они планируют выезд, а также о тех, кто из команды решил оставаться в Украине и где именно.

Из каждого из этих списков мы начали прорабатывать количество людей, которые точно готовы к релокейту и фактическому открытию офиса. Для этого у HRD нашей компании был заранее подготовлен план:

• Просмотр зарплаты релокантов с учетом средней стоимости жизни в Испании
• Юридическое сопровождение в вопросе оформления документов и особенно оформления аренды на жилье
• Организационная поддержка: помощь в нахождении школ, детсадов и т.п.

Испанию мы выбирали в первую очередь из-за невысоких цен на аренду, лояльной политики государства по отношению к бизнесу, а также, конечно же, из-за теплого климата и моря 🙂 Наш выбор был правильным: испанцы очень сочувствовали нашему положению. Мы получали только поддержку, эмпатию и посильную помощь в понимании нюансов испанской бюрократии. Последнее, возможно, стало самым важным, ведь в ЕС многие процессы формальной организации жизни являются настоящим челленджем.

Такой care-подход дал свои результаты: по приезду коллеги в Испании сразу приступали к работе – даже в выделенные для адаптации выходные. Более того, вся новосформированная «испанская команда» ожидала запуска офиса, который мы смогли организовать только через два месяца после прибытия. В это время коллеги находились на ремоуте, который очень ограничивал реальную социализацию: все оказались в новой, чужой для себя стране и стремились иметь знакомую систему координат в общении.

Релокейт показал, что деньги далеко не всегда играют решающую роль в построении крепкой команды. Все понимали, что их личная жизнь и карьера меняются надолго. Но важность релокейта для семей чувствовали все, а постоянно активный чат компании показывал всем, что дом это люди, а не локация.

Хотя работа над поддержкой впереди команды была не менее сложной, чем хаос релокейта в первые дни войны.

Преодолеваем вызовы работы на два офиса

Сразу скажу – нет никакого откровения или магического рецепта успеха, который можно использовать в качестве образца. Почему? Потому что каждая компания, как и человек, уникальна. Я читал много успешных кейсов на эту тему и понял, что с каждого из них можно (и нужно) брать не само содержание, а стоявший за его реализацией системный подход.

Подходить к проблеме мне нравится по математическому принципу. Дано: война как причина и ее последствия в контексте работы компании: разрушение, блекауты, волнение за воюющих близких, финансовая и мобилизационная неуверенность. Это заставляет нас переживать страх, стресс и эмоциональные потрясения из-за ежедневных событий, от глобального (безопасность жизни и здоровья коллег) до банального (опоздание на мит, потому что нет света, мобильные операторы не тянут 4g, ночью была тревога и все проспали).

В результате одна часть команды живет с этими вызовами каждый день, а часть команды, выехавшей в ЕС в начале, испытывает только бытовой дискомфорт в другой стране, преодолеваемый новой системой привычек. Мы получаем ситуацию «сытый голодному не товарищ». Это вопрос без ответа, который, в случае его игнорирования, легко превращается в то самое ружье на стене, которое может выстрелить в любой момент.

Главный вызов такой работы – не пытаться ответить на вопрос, потому что каждый интерпретирует любой ответ в свою пользу, потому что знает его заранее. Нужно сделать так, чтобы ситуация стала неактуальной, как ответ на нее.

Именно поэтому мы акцентируем преимущества работы в киевском офисе и постоянно увеличиваем их. Организационно там создана ситуация максимальной зоны комфорта: в офисе работают старлинки и мощный генератор, современное хранилище с большим запасом питьевой воды и пищи, спальными местами и тренажерным залом. Экосистема качественного досуга не только помогает людям чувствовать себя в безопасности – это еще и прекрасный инструмент социализации, благодаря которому мы видим конкретные положительные результаты по итогам one-to-one’ов с командой

Испанский офис удобен и отвечает всем потребностям современного digital-first бизнеса. Однако он ощутимо скромнее (в первую очередь потому, что там работает 20% команды) и более аскетичен в вопросах дополнительных «плюшек». Эти и другие мелкие штуки вроде трансляции корпоративных вечеринок на испанский офис (а не наоборот) позволят нам подчеркнуть важность и ценность оставшихся в Украине.

Чеклист для HR по синхронизации с иностранными офисами

Базовая задача любой украинской компании в ситуации двух и более иностранных офисов – создать единое информационное поле, четкую вертикаль и горизонталь коммуникации и обратной связи. Я имею в виду все то, что коллеги по разным офисам могут сказать друг другу в глаза, за чашкой кофе, при этом важно это мнение затем правильно перенести «на бумагу» в почте, тг или таск-менеджере.

• Определите единственное время, за которым «живет» компания. Мы привязали все внутренние инвенты к киевскому времени, чтобы объединить сотрудников;
• Производите айдентику и мерч компании только в Украине – это и дешевле, даже с учетом доставки в ЕС, и поддерживает местный украинский бизнес;
• Проводите абсолютно все корпоративные ивенты сразу во всех офисах, от стратегической сессии до pizza party;
• Выравнивайте бенефиты для команды из разных стран: если в Испании мы помогаем с поселением и адаптацией, то в Украине это поддержка автономности жилья, забота о ребенке.

Что объединяет нашу команду

Описанные выше правила из чеклиста действительно помогают удерживать единую команду и прекратить формирование фракционности. В нашей компании есть утвержденные ценности – и если невозможно создать для всех одинаковые условия в рамках ценностей, то именно ценности могут стать системой координат для формирования условий и сохранения социальных связей.

Кроме описанного выше, объединяет и вовлечение в общие задачи. Еще с периода COVID-19 мир «подсел» на инструменты дистанционной работы и социализации, поддерживающие (частично) эти социальные связи, которые держат «на плаву» коллектив. Благодаря такой политике мы прошли эти 2,5 года масштабирования во время войны, сформировав команду, которая четко понимает свои роли и имеет достаточный ресурс собственного опыта и от компании для достижения целей, имеет общие ценности по жизни и работает на общую победу.

Лучшие инструменты для HR-менеджмента

Кроме Hurma, которая является лучшим софтом для управления коллективом, мы создали небольшую информационную экосистему вокруг нашего Confluence: вики-like раздел об истории компании, прозрачный список правил, регулирующих основные процессы «внутренней кухни» компании, максимально простую систему запросов от команды и планируем интегрировать больше функций телеграм-чатов.